Текст документа:

Про затвердження Порядку здійснення заходів у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади

ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 19 вересня 2006 року № 910

(Документ втратив чинність)

Про затвердження Порядку здійснення заходів у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади

Відповідно до статті 26 Закону України "Про місцеві державні адміністрації", на виконання вимог Указів Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", від 05.03.2002 N 217 "Про Порядок здійснення зовнішніх зносин Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими державними адміністраціями" та постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", з метою подальшого удосконалення роботи з розвитку міжнародного та зовнішньоекономічного співробітництва, координації діяльності місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування у сфері зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності:

1. Затвердити Порядок здійснення заходів у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади (далі - Порядок), що додається.

2. Зобов'язати керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних підрозділів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, голів райдержадміністрацій рекомендувати міським головам міст обласного значення щомісяця до 25 числа наступного періоду надавати до управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації інформацію про контакти з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями.

3. Управлінню зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації (Кириченко С. О.) у червні та грудні щороку інформувати Міністерство закордонних справ України про результати роботи у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Порядок
здійснення заходів у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади

Порядок здійснення заходів у сфері зовнішніх зносин (далі - Порядок) розроблений відповідно до вимог Указів Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та від 05.03.2002 N 217 "Про Порядок здійснення зовнішніх зносин Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими державними адміністраціями", постанов Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" та від 03.12.2001 N 1629 "Про деякі питання удосконалення роботи з координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", з метою належного забезпечення національних інтересів, зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій місцевих органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин, здійснення цілей, завдань і принципів зовнішньої політики України, закріплених у Конституції України.

I. Загальні положення

Посадові особи місцевих органів виконавчої влади здійснюють заходи у сфері зовнішніх зносин шляхом:

а) службових контактів (зустрічі, візити, обмін делегаціями, проведення переговорів, обмін листами тощо) посадових осіб місцевих державних адміністрацій з посадовими особами та іншими представниками відповідних органів суб'єктів федерації іноземних держав з федеративним устроєм та адміністративно-територіальних утворень іноземних держав, міжнародних організацій, за результатами яких можуть укладатися протоколи зустрічей, інші документи різних форм і найменувань (угоди, договори тощо);

б) обміну інформацією;

в) проведення інших заходів, передбачених законодавством України.

Ці заходи, незалежно від місця їх проведення, здійснюються за попереднім письмовим погодженням з Міністерством закордонних справ України (далі - МЗС України) з наступним інформуванням про результати, у тому числі про укладені документи.

Погодження заходів з МЗС України та підготовка звітів здійснюється управлінням зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації відповідно до представлених місцевими органами виконавчої влади матеріалів та документів.

II. Порядок прийому іноземних представників

Прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) здійснюється відповідно до розділу "Охорона конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців" (пункти 81 - 95) Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 (із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 N 1000).

Програми прийому і роботи з іноземцями затверджуються керівниками або заступниками керівників місцевих органів виконавчої влади та погоджуються з відповідним режимно-секретним органом та управлінням зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації.

У Програмах прийому (додаток 1) обов'язково зазначаються:

- відомості про іноземців, їх посади, а також про установи, підприємства та організації, які вони представляють; термін їх перебування;

- мета прийому; перелік питань, які плануються для обговорення;

- перелік підприємств, установ і організацій, які відвідають іноземці;

- маршрути пересування іноземців по території області;

- дані про посадових та інших осіб, призначених для прийому іноземців; проведення роботи з ними та їх супроводження; порядок зустрічі, супроводження і проводів;

- інші необхідні відомості.

Про зміст і результати переговорів з іноземцями посадові особи та працівники органів виконавчої влади області у тижневий строк після організації прийому надають письмовий звіт до управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації з метою інформування МЗС України.

III. Порядок виїзду делегацій органів виконавчої влади області за кордон

Рішення про службове відрядження за кордон посадових осіб місцевого органу виконавчої влади приймається керівником органу виконавчої влади вищого рівня, а в разі його відсутності - першим заступником керівника органу виконавчої влади вищого рівня.

Виїзди посадових осіб місцевих органів виконавчої влади у службове відрядження за кордон здійснюються на підставі офіційних запрошень і технічних завдань, погоджених з МЗС України, порядок підготовки яких визначений у розділі IV цього Порядку.

Технічні завдання подаються на погодження не пізніше ніж за 15 днів до дати виїзду за кордон.

Посадові особи та працівники місцевих органів виконавчої влади протягом тижня після службового відрядження інформують управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації про свій візит за кордон, а в разі одержання особливо важливої інформації - невідкладно.

До письмового звіту додаються завірені копії документів, вироблених у ході візиту.

Управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації не пізніше ніж через три дні надає зазначений звіт до МЗС України.

IV. Підготовка проектів технічних завдань

Офіційні делегації та представники України на міжнародних переговорах, конференціях (у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав, представництвами міжнародних організацій в Україні), засіданнях міжурядових комісій та інших органів (далі - заходи) керуються письмовими директивами, вказівками, технічними завданнями, що визначають позицію України та відповідні завдання делегації на захід. Проекти цих документів візуються керівником або заступником керівника місцевого органу виконавчої влади і надаються через управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації на погодження МЗС України не пізніше ніж за 15 днів до початку заходу.

Проекти технічних завдань (додаток 2) подаються на погодження із супровідними матеріалами, необхідними для їх розгляду (порядок денний, тексти документів, призначених для прийняття, підписання, затвердження під час заходу тощо).

Структура проекту технічного завдання складається з:

- узгоджувального та затверджувального підписів;

- заголовку;

- вступної частини;

- основної частини;

- підписної частини;

- додатків (у разі потреби).

Узгоджувальний підпис від МЗС України ставиться в лівому куті над заголовком, затверджувальний підпис керівника або заступника керівника органу виконавчої влади, визначеного відповідальним брати участь у заході, - у правому куті.

У заголовку визначається тема заходу, місце і дата його проведення.

У вступній частині обов'язково вказуються місце та дата проведення заходу; обґрунтування доцільності участі у заході; нормативно-правові акти, якими необхідно керуватися під час проведення заходу; міжнародні договори двостороннього та багатостороннього характеру; спеціалізовані акти, які стосуються предмета заходу; діючі в Україні концепції та програми у відповідних сферах; дані, пов'язані з проблематикою заходу; його тематика та порядок денний; інформація про ініціатора заходу; загальний опис основних завдань, включаючи кінцеву мету участі у заході та можливі перешкоди у її досягненні; шляхи реалізації завдань; склад делегації; дані щодо фінансування участі делегації у заході.

В основній частині викладається позиція України з кожного питання, передбаченого для розгляду з можливими варіантами розвитку переговорного процесу та запланованого для обговорення; обґрунтування доцільності обраного напрямку вирішення проблеми; аналіз динаміки розвитку проблеми; аналіз впливу та взаємозв'язку факторів внутрішнього та зовнішнього характеру; обґрунтування очікуваних результатів з посиланням на економічні та статистичні показники.

Технічне завдання підписується керівником або заступником керівника місцевого органу виконавчої влади, визначеного відповідальним брати участь у заході.

Проекти технічних завдань або супровідні матеріали, що містять інформацію з обмеженим доступом, у тому числі таку, що підпадає під дію Закону України від 21.01.94 N 3855 "Про державну таємницю", готуються з дотриманням чинного законодавства у цій сфері.

Персональна відповідальність за виконання технічного завдання покладається на керівника офіційної делегації, що бере участь у заході.

V. Опрацювання документів, пов'язаних з укладанням та виконанням міжнародних договорів

Документи, які укладаються в процесі зовнішніх зносин, повинні не суперечити законодавству України, міжнародно-правовим зобов'язанням України, зовнішньополітичному курсу та зовнішньоекономічній політиці України, а також не передбачати будь-яких зобов'язань для інших органів виконавчої влади України, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб, у тому числі об'єднань громадян чи окремих громадян.

У документі має бути чітко визначено його предмет, порядок набрання та припинення ним чинності, термін дії, порядок розгляду спорів, які можуть виникнути під час його реалізації, а також інші умови.

Документ укладається з додержанням законодавства України про мови.

За один календарний місяць до дати здійснення заходу, під час якого планується укладання документа, його проект надсилається до МЗС України для обов'язкового погодження. Погодження проектів документів з МЗС України здійснюється через управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації.

У разі негативного узагальненого висновку щодо відповідності проекту документа законодавству України, міжнародно-правовим зобов'язанням України, зовнішньополітичному курсу та зовнішньоекономічній політиці України документ місцевою державною адміністрацією не укладається.

Завірені копії документів, укладених у процесі зовнішніх зносин, не пізніше як у тижневий строк з дня їх укладання надсилаються управлінням зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації до МЗС України.

Персональна відповідальність за неухильне виконання укладених міжнародних договорів, реалізацію досягнутих домовленостей та інших вироблених документів покладається на керівника місцевого органу виконавчої влади, що забезпечує виконання зобов'язань українською стороною.

VI. Підготовка звітів про контакти з іноземними представниками

Звіт про проведені заходи у сфері зовнішніх зносин подається до управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації для подальшого інформування МЗС України.

Звіт складається з таких елементів:

I. Вступна частина, у якій йдеться про тематику, місце, час проведення заходів та сторону, що їх ініціювала; обумовлюються правові засади (протокол про консультації; двостороння, багатостороння угода тощо) щодо їхнього проведення.

II. Основна частина, що має включати питання, які обговорювалися, у тому числі поза рамками порядку денного; пропозиції, ініціативи, зауваження сторін на переговорах (у першу чергу ті, що стосуються України, - у випадку багатостороннього заходу) та відповідну реакцію на них; характеристику атмосфери проведення переговорів, консультацій і інших заходів (відвертість, взаємозацікавленість, стриманість, напруженість тощо).

III. Висновки та пропозиції повинні розкривати відповідність результатів, досягнутих за підсумками заходу, поставленій меті; надання оцінки позиції партнерів по переговорах з погляду на інтереси України, доцільність проведення такого заходу у майбутньому; визначення подальших практичних заходів, включаючи пропозиції щодо внесення змін до нормативних актів України і реалізації результатів переговорів чи консультацій, визначення виконавців і строків виконання, а також окреслення шляхів взаємодії з МЗС України у вирішенні тих чи інших питань.

Звіти про консультації чи переговори мають бути стислими за формою та об'єктивними за змістом. У звіті відображаються лише факти, заяви та висловлювання, які мали місце у ході консультацій, переговорів.

У висновках та пропозиціях важливо висвітлити хід переговорів, зокрема, обрану партнерами тактику щодо обговорення того або іншого питання (наприклад, протягом переговорів (консультацій) співрозмовники тричі акцентували увагу на зазначеній проблемі чи партнери уникали прямої відповіді на порушене питання).

Звіт про проведення консультацій, переговорів підписується керівником делегації.

Обсяг звіту - до 8 аркушів.

Персональна відповідальність за виконання технічного завдання та своєчасне подання звіту покладається на керівника офіційної делегації, що брав участь у заході.

Звіти та додатки до них надсилаються управлінням зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації до МЗС України у десятиденний термін після завершення переговорів.

Щомісяця до 25 числа звітного періоду керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних підрозділів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, голови райдержадміністрацій та міські голови міст обласного значення надають до управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації інформацію про контакти з іноземними представниками.

У червні та грудні кожного року управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрації готує зведений звіт про проведені заходи у сфері зовнішніх зносин місцевими органами виконавчої влади та надсилає його до МЗС України.

ПРОГРАМА

Робота з іноземцями:

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ
делегації (назва) на (назва заходу) до (назва міста, країни, час проведення заходу)

1. Вступна частина.

2. Основна частина.

3. Особливі зауваження, примітки.

Додаток: (тези до виступу, проект виступу, проект заяви).