Текст документа: Про затвердження посадових інструкцій директора Державного архіву Луганської області та його заступників

ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 11 липня 2013 року № 932

(Документ втратив чинність)

Про затвердження посадових інструкцій директора Державного архіву Луганської області та його заступників

Відповідно до статті 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», статті 11 Закону України «Про державну службу», Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 13.09.2011 № 11:

1. Затвердити посадові інструкції директора, заступника директора, заступника директора – головного зберігача фондів Державного архіву Луганської області, що додаються.

2. Установити, що посадові інструкції, затверджені цим розпорядженням, набирають чинності з 01.08.2013, і, водночас, вважати такими, що втратили чинність, посадові інструкції директора Державного архіву Луганської області та його заступника, затверджені розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.06.2010 № 577.

директора Державного архіву Луганської області

Посада директора Державного архіву Луганської області
(далі – держархів) згідно зі статтею 25 Закону України «Про державну службу» віднесена до IV категорії посад державних службовців.

Директор держархіву призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за погодженням з Державною архівною службою України в установленому законодавством порядку.

Директор держархіву підпорядковується безпосередньо голові обласної державної адміністрації, є підзвітним і підконтрольним з питань галузевої спрямованості заступнику голови обласної державної адміністрації згідно з розподілом обов’язків, а з інших питань, що стосуються діяльності обласної державної адміністрації, також іншим заступникам.

Директору безпосередньо підпорядковані всі працівники держархіву.

На посаду директора держархіву призначається особа, яка має:

вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста за напрямами підготовки «Культура», «Мистецтво», «Соціально-політичні науки», «Право»;

стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років;

післядипломну освіту у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

У своїй діяльності директор держархіву керується:

актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України;

наказами Державної архівної служби України;

розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради;

іншими нормативно-правовими актами, що пов’язані з функціями держархіву.

Конституцію України, закони України, акти законодавства, що стосуються державної служби, діяльності обласної державної адміністрації, держархіву;

акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти, що регулюють питання архівної справи та діловодства;

практику застосування чинного законодавства у галузі архівної справи та діловодства;

основи державного управління, економіки та управління персоналом;

основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби;

форми і методи роботи із засобами масової інформації;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту, гігієни праці;

У разі відсутності директора держархіву його заміщує один із заступників директора – за розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

Завданнями, обов’язками та повноваженнями директора держархіву є:

виконання покладених на держархів завдань з реалізації державної політики у галузі архівної справи та діловодства;

здійснення в установленому порядку управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, зокрема, приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

здійснення в установленому порядку контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення ними додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

здійснення керівництва діяльністю держархіву;

здійснення контролю за діяльністю регіонального центру страхового фонду документації на території області;

сприяння створенню належних умов праці в держархіві;

подання на затвердження голові обласної державної адміністрації Положення про держархів;

затвердження положень про структурні підрозділи держархіву, посадових інструкцій його працівників та розподіл обов’язків між ними;

планування роботи держархіву, внесення пропозицій щодо формування планів роботи обласної державної адміністрації;

вжиття заходів з удосконалення організації та підвищення ефективності роботи держархіву;

надання звітів головам обласної державної адміністрації та Державної архівної служби України про виконання покладених на держархів завдань і затверджених планів роботи;

участь у засіданнях колегії обласної державної адміністрації, Державної архівної служби України;

внесення пропозицій щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції держархіву, та розробка проектів відповідних рішень;

організація розробки у межах своєї компетенції проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради;

участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

представлення інтересів держархіву у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва голови обласної державної адміністрації;

видання у межах своїх повноважень наказів, організація контролю за їх виконанням;

подання на затвердження голові обласної державної адміністрації проектів кошторису та штатного розпису держархіву в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

розпорядження коштами у межах затвердженого головою обласної державної адміністрації кошторису держархіву;

забезпечення ефективного і цільового використання відповідних бюджетних коштів;

призначення на посади та звільнення з посад у порядку, передбаченому чинним законодавством, працівників держархіву, здійснення їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

організація роботи з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців держархіву;

забезпечення дотримання працівниками держархіву правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

забезпечення дотримання вимог законодавства з питань проходження державної служби та боротьби з корупцією;

забезпечення розгляду звернень державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, громадян та їх об’єднань з питань, що належать до компетенції держархіву, в порядку, встановленому чинним законодавством України;

організація роботи працівників держархіву з опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є держархів;

проведення особистого прийому громадян з питань, що належать до повноважень держархіву, вжиття заходів щодо своєчасного розгляду їх пропозицій, заяв, скарг;

забезпечення в межах своїх повноважень збереження в держархіві інформації з обмеженим доступом;

забезпечення захисту державної таємниці у напрямах діяльності держархіву;

участь у нарадах, що проводяться керівництвом обласної державної адміністрації, а також у роботі консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів обласної державної адміністрації (комісій, робочих груп тощо) з питань, що належать до компетенції держархіву;

забезпечення виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

вжиття заходів щодо вдосконалення співпраці держархіву з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, представницькими органами, органами місцевого самоврядування, державного нагляду та контролю, правоохоронними органами, а також з підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян;

затвердження списків джерел формування архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад;

вирішення питань про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються в держархіві, юридичним особам у тимчасове користування поза держархівом та про доступ користувачів до роботи над документами;

забезпечення роботи з ведення діловодства в держархіві;

здійснення інших повноважень, визначених законом.

Відповідно до покладених завдань, обов’язків та повноважень директор держархіву має право:

діяти без довіреності від імені держархіву, представляти його інтереси в усіх установах, організаціях, підприємствах, органах, в тому числі судових, в межах чинного законодавства укладати правочини (договори, угоди), давати доручення, відкривати в установах банків, в органах Державної казначейської служби України розрахункові та інші рахунки;

запитувати та отримувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і громадян інформацію, документи та інші матеріали, а від органів державної статистики – статистичні дані, необхідні для виконання покладених на держархів завдань;

вносити пропозиції щодо удосконалення роботи держархіву голові облдержадміністрації та його заступникам, Державній архівній службі України;

залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою) для розгляду питань, що належать до компетенції держархіву;

організовувати та проводити в установленому порядку наради, семінари та конференції тощо з питань, що належать до компетенції держархіву;

здійснювати перевірки державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Директор держархіву несе персональну відповідальність за:

неналежне виконання своїх посадових обов’язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, порушення норм етики поведінки державного службовця – дисциплінарну – в межах, визначених чинним законодавством про працю та Законом України «Про державну службу»;

правопорушення, скоєні у процесі виконання посадових обов’язків, – в межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;

завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством України.

Оцінка діяльності директора держархіву забезпечується шляхом атестації та щорічної оцінки виконання ним покладених посадових обов’язків і завдань.

Показниками оцінки його роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, дотримання етики поведінки державного службовця.

Директор держархіву у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами обласної державної адміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.

Заступник голови – керівник апарату С.Г.ТИХОНОВСЬКИЙ

заступника директора – головного зберігача фондів

Посада заступника директора – головного зберігача фондів Державного архіву Луганської області (далі – держархів) згідно зі статтею 25 Закону України «Про державну службу» віднесена до V категорії посад державних службовців.

Заступник директора – головний зберігач фондів держархіву призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за поданням директора держархіву в установленому законодавством порядку.

Заступник директора – головний зберігач фондів держархіву безпосередньо підпорядковується директору держархіву.

На посаду заступника директора – головного зберігача фондів держархіву призначається особа, яка має:

стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах управління не менше 4 років;

післядипломну освіту у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

У своїй діяльності заступник директора – головний зберігач фондів держархіву керується:

актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України;

наказами Державної архівної служби України;

розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради;

іншими нормативно-правовими актами, що пов’язані з функціями держархіву.

Заступник директора – головний зберігач фондів держархіву повинен знати:

практику застосування чинного законодавства у галузі архівної справи та діловодства;

основи державного управління, економіки та управління персоналом;

основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби;

форми і методи роботи із засобами масової інформації;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту, гігієни праці;

У разі відсутності заступника директора – головного зберігача фондів держархіву його заміщує заступник директора держархіву.

Завданнями, обов’язками та повноваженнями заступника директора – головного зберігача фондів держархіву є:

забезпечення ефективного виконання завдань за визначеними в посадовій інструкції напрямами роботи;

здійснення в установленому законодавством порядку координації діяльності мережі архівних установ області у галузі забезпечення збереженості, державного обліку та довідкового апарату документів Національного архівного фонду, додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

організація роботи працівників держархіву зі створення страхових копій та копій фонду користування документів, що зберігаються в держархіві;

підготовка пропозицій до проектів державних цільових, галузевих та регіональних програм, розроблення перспективних і поточних планів розвитку архівної справи у галузі забезпечення збереженості, державного обліку та довідкового апарату документів Національного архівного фонду, здійснення контролю їх виконання;

надання у межах наданих повноважень допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

організація роботи працівників держархіву щодо створення і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

забезпечення роботи з ведення державного обліку профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу, здійснення контролю за їх збереженістю, обліком та використання відомостей, що в них містяться;

здійснення контролю за дотриманням у всіх структурних підрозділах держархіву вимог діючих нормативів та правил у галузі забезпечення збереженості і обліку документів та реставраційно-ремонтних і політурних робіт;

організація роботи працівників держархіву з поповнення довідково-інформаційного фонду, вжиття заходів щодо поширення науково-технічної інформації з архівної справи та діловодства;

участь за дорученням директора держархіву та в межах своєї компетенції у заходах (нарадах, зборах, засіданнях тощо), що проводяться обласною державною адміністрацією, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, підприємствами, установами і організаціями;

здійснення науково-методичного керівництва і контролю за дорученням директора держархіву за діяльністю архівних установ області та приватних архівів з питань забезпечення збереженості, державного обліку та довідкового апарату документів;

підготовка пропозицій стосовно вдосконалення нормативно-правової бази з питань, що належать до його компетенції і внесення їх в установленому порядку на розгляд директору держархіву;

здійснення особистого прийому громадян з питань, що стосуються його посадових обов’язків, та вжиття заходів щодо вчасного розгляду їх звернень;

виконання обов’язків директора держархіву у разі його відсутності – за розпорядженням голови обласної державної адміністрації;

забезпечення виконання інших завдань, покладених на держархів.

Відповідно до покладених завдань, обов’язків та повноважень заступник директора – головний зберігач фондів держархіву має право:

за дорученням керівництва обласної державної адміністрації, директора держархіву представляти обласну державну адміністрацію, держархів в державних органах, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах, організаціях з питань, що належать до його компетенції;

готувати проекти запитів та отримувати від державних органів, органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, підприємств, установ, організацій різних форм власності, політичних партій, громадських та релігійних організацій небхідні статистичні та оперативні дані, звіти з питань, що стосуються діяльності держархіву та належать до його компетенції;

в установленому порядку вносити на розгляд директора держархіву пропозиції щодо поліпшення роботи архіву;

порушувати в установленому порядку питання про:

зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

надавати пропозиції директору держархіву щодо звернення в установленому порядку до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

Заступник директора – головний зберігач фондів держархіву несе відповідальність за:

завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством України.

Оцінка діяльності заступника директора – головного зберігача фондів держархіву забезпечується шляхом атестації та щорічної оцінки виконання ним покладених посадових обов’язків і завдань.

Заступник директора – головний зберігач фондів держархіву у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами обласної державної адміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.

Заступник голови – керівник апарату С.Г.ТИХОНОВСЬКИЙ

заступника директора Державного архіву Луганської області

Посада заступника директора Державного архіву Луганської області (далі – держархів) згідно зі статтею 25 Закону України «Про державну службу» віднесена до V категорії посад державних службовців.

Заступник директора держархіву призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за поданням директора держархіву в установленому законодавством порядку.

Заступник директора держархіву безпосередньо підпорядковується директору держархіву.

На посаду заступника директора призначається особа, яка має:

післядипломну освіту у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

У своїй діяльності заступник директора держархіву керується:

актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України;

наказами Державної архівної служби України;

розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради;

іншими нормативно-правовими актами, що пов’язані з функціями держархіву.

Заступник директора держархіву повинен знати:

Конституцію України, закони України, акти законодавства, що стосуються державної служби, діяльності облдержадміністрації, держархіву;

практику застосування чинного законодавства у галузі архівної справи та діловодства;

основи державного управління, економіки та управління персоналом;

основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби;

форми і методи роботи із засобами масової інформації;

правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту, гігієни праці;

У разі відсутності заступника директора держархіву його заміщує заступник директора – головний зберігач фондів держархіву.

Завданнями, обов’язками та повноваженнями заступника директора держархіву є:

організація забезпечення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації:

документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до держархіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області;

службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;

документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави із-за кордону;

страхового фонду копій унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

облікових документів держархіву та архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду держархіву;

організація роботи працівників держархіву, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

надання пропозицій директору держархіву з удосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;

організація роботи експертно-перевірної комісії та науково-методичної ради держархіву;

організація роботи працівників держархіву з проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, з ведення їх реєстру;

здійснення контролю в межах наданих повноважень та в установленому законодавством порядку за веденням обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування держархіву, на підставі затверджених списків;

організація роботи працівників держархіву з розробки проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради, наказів директора держархіву, обласних програм, планів роботи держархіву, доповідних записок та інших документів з питань, що належать до компетенції держархіву;

організація роботи працівників держархіву, пов’язаної з проведенням наукових конференцій, нарад, семінарів, «круглих столів» з питань архівної справи та діловодства;

здійснення науково-методичного керівництва і контролю за діяльністю архівних установ області та приватних архівів;

організація роботи в межах наданих повноважень та в установленому законодавством порядку з проведення оглядів стану архівної справи та діловодства працівниками держархіву в архівних підрозділах – джерелах формування Національного архівного фонду держархіву та архівних установах області;

підготовка пропозицій до проектів державних цільових, галузевих та регіональних програм поліпшення становища архівної справи, забезпечення їх виконання;

організація роботи з вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду роботи з питань архівної справи;

організація роботи працівників держархіву з надання держархівом платних послуг юридичним і фізичним особам;

розроблення пропозицій щодо проектів державного та обласного бюджетів;

участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво місцевих архівних установ;

забезпечення виконання інших завдань, покладених на держархів.

Відповідно до покладених завдань, обов’язків та повноважень заступник директора держархіву має право:

в установленому порядку вносити на розгляд директора держархіву пропозиції щодо поліпшення роботи архіву;

порушувати в установленому порядку питання про:

скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

Заступник директора держархіву несе відповідальність за:

завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством України.

Оцінка діяльності заступника директора держархіву забезпечується шляхом атестації та щорічної оцінки виконання ним покладених посадових обов’язків і завдань.

Заступник директора держархіву у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами обласної державної адміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.

Заступник голови – керівник апарату С.Г.ТИХОНОВСЬКИЙ