Текст документа: Про затвердження Положення про організацію контролю за виконанням документів у обласній державній адміністрації
ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛУГАНСЬКА ОБЛАСНА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 30 грудня 1999 року № 1021
Про затвердження Положення про організацію контролю за виконанням документів у обласній державній адміністрації
З метою вдосконалення організації контролю за виконанням документів:
1. Затвердити Положення про організацію контролю за виконанням документів у Луганській обласній державній адміністрації (додається).
2. Керівникам управлінь, відділів опрацювати дане Положення в усіх підрозділах облдержадміністрації і неухильно керуватись ним у практичній роботі.
3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови - керівника апарату обласної державної адміністрації Запорожцева М. В.
Голова обласної держадміністрації | О. С. Єфремов |
ЗАТВЕРДЖЕНО |
ПОЛОЖЕННЯ
про організацію контролю за виконанням документів у Луганській обласній державній адміністрації
1. Загальні положення
1.1. Положення про організацію контролю за виконанням документів встановлює правила організації контрольної діяльності в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах обласної державної адміністрації й регламентує порядок контролю з моменту взяття документів на контроль до повного виконання й зняття з контролю. Дія Положення розповсюджується на документи, отримані з центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування й від інших кореспондентів, а також на розпорядження та доручення керівництва облдержадміністрації.
1.2. Положення розроблено на підставі законів України, постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, регламенту роботи обласної держадміністрації та інструкції з ведення діловодства в обласній держадміністрації, затверджених відповідно розпорядженнями голови облдержадміністрації від 8 липня 1999 р. N 627 та від 3 вересня 1997 р. N 885.
2. Порядок і форми контролю за виконанням документів
2.1. Задачею контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів.
2.2. Організацію роботи з контролю за виконанням документів у облдержадміністрації здійснюють голова і його заступники.
2.3. Координацію роботи з контролю за виконанням документів здійснює заступник голови - керівник апарату облдержадміністрації, який періодично доповідає про виконання контрольних документів голові облдержадміністрації.
2.4. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших документів центральних органів виконавчої влади, рішень обласної ради, розпоряджень і доручень голови обласної держадміністрації, доручень заступників голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.
2.5. На контроль беруться тільки зареєстровані документи, які потребують конкретних дій щодо їхнього виконання.
2.6. Взяття документа на контроль встановлюється резолюцією голови облдержадміністрації або його першого заступника. У резолюції повинні зазначатися виконавці, задачі й терміни з виконання документа, дата підписання резолюції й робитися відмітка "контроль".
2.7. Організаційно-технічний контроль за надходженням документів до виконавців, за ходом і терміном їхнього виконання забезпечують канцелярія й сектор контролю відділу з питань діловодства та контролю облдержадміністрації.
2.8. Документи з резолюціями й контрольними картками оперативно передаються канцелярією виконавцям і сектору контролю.
2.9. Відповідальність за виконання документа несуть особи, які вказані в розпорядчому документі або у резолюції. У разі, якщо документ доручений декільком виконавцям, відповідальним за організацію виконання є виконавець, зазначений у резолюції першим, співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасне і якісне виконання доручення.
2.10. Контроль за виконанням доручених заступникам голови документів здійснюють консультанти, які зобов'язані своєчасно вручати документи безпосереднім виконавцям, регулярно доповідати своїм керівникам про хід реалізації завдань, а після закінчення контрольного терміну надавати інформацію про виконання документів до сектору контролю.
2.11. Відповідальність за організацію й контроль виконання документів в управліннях, відділах та інших підрозділах облдержадміністрації несуть їх керівники. Контрольні документи в цих підрозділах повинні реєструватися, з їхнього виконання розроблятися заходи. Керівники підрозділів облдержадміністрації зобов'язані своєчасно доповідати заступникам голови, їх консультантам про реалізацію дорученого, а після закінчення контрольного терміну подавати до сектору контролю інформацію про виконання документів.
2.12. Організація контролю за виконанням документів передбачає:
- ведення канцелярією облдержадміністрації картотеки вхідних документів;
- постійне поповнення комп'ютерної бази контрольними документами, що надходять до облдержадміністрації;
- прийняття розпоряджень голови облдержадміністрації з виконання важливих для області документів;
- комплексні планові або цільові перевірки виконання документів на місцях;
- заслуховування звітів і повідомлень виконавців про хід реалізації контрольних документів на апаратних нарадах у голови, заступників голови, у структурних підрозділах облдержадміністрації;
- підготовку сектором контролю щоквартальної письмової інформації керівництву облдержадміністрації про хід реалізації документів центральних органів виконавчої влади України, Верховної Ради України;
- подання сектором контролю щомісячного інформаційного матеріалу з виконання контрольних документів кожному заступнику голови за напрямками їхньої діяльності;
- здійснення сектором контролю подекадного аналізу ходу реалізації контрольних документів і надання на початку кожної декади місяця консультантам заступників голови, а через них - і безпосереднім виконавцям комп'ютерних роздруків нагадувань про терміни виконання документів;
- надання сектором контролю консультантам, безпосереднім виконавцям практичної допомоги з питання організації виконання та контролю за реалізацією документів, а також вивчення організації контролю з виконання контрольних документів в управліннях, відділах та інших підрозділах облдержадміністрації.
3. Терміни виконання документів
3.1. Термін виконання документів бере свій початок з моменту реєстрації в канцелярії облдержадміністрації.
3.2. Термін виконання документів виконавчої влади вищого рівня продовжується не більше 30 календарних днів, якщо в самих документах або в резолюціях до них не зазначений інший строк. Відповіді на ці документи повинні надсилатися авторам не пізніше ніж за 3 дні до закінчення встановленого терміну. Інформувати в останній день зазначеного терміну можна тільки по факсу або електронною поштою.
3.3. За документами виконавчої влади вищого рівня, які потребують прийняття розпорядження голови обласної держадміністрації, проекти розпоряджень готуються протягом 10 календарних днів або в інший зазначений в резолюції термін.
3.4. Документи з відміткою "терміново" виконуються відразу ж або не пізніше ніж за 7 робочих днів.
3.5. Телеграми, які потребують термінового вирішення, виконуються до 2-х днів, інші - протягом 10 днів.
3.6. Депутатські запити розглядаються в строк до 15 днів або в терміни, встановлені Верховною Радою України.
3.7. Звернення комітетів Верховної Ради України, народних депутатів України розглядаються не більше 10 днів. Якщо рішення питання ускладнене й потребує додаткового часу для розгляду, то виконавець зобов'язаний до закінчення 10-денного терміну направити комітету чи депутату проміжну відповідь з обгрунтуванням мотивів продовження терміну розгляду. Максимальний час розглядання звернень з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації в канцелярії.
3.8. Звернення депутатів місцевих рад розглядаються в строк не більше 30 календарних днів.
3.9. Листи, звернення, інформації, документи, які надходять із структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, розглядаються в термін до 30 днів, якщо керівництвом облдержадміністрації не зазначені інші строки.
3.10. Доручення голови облдержадміністрації, його першого заступника виконуються в зазначені в резолюції терміни, а якщо строки не обумовлені, то не більше 30 днів.
3.11. Відповідь на пропозиції, заяви, скарги громадян готуються в терміни не більше 30 днів, а які не потребують додаткового вивчення й перевірки - невідкладно, але не пізніше ніж за 15 днів.
3.12. Терміни виконання документів можуть бути змінені лише тими органами й посадовими особами, які їх встановлювали. Про погоджений новий термін необхідно повідомити сектор контролю, зазначивши з ким погоджена зміна, коли й на який термін. У протилежному разі документ вважається невиконаним або виконаним з порушенням терміну.
4. Інформування про виконання й зняття документів з контролю
4.1. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується головою обласної державної адміністрації.
4.2. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються голові обласної державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови обласної державної адміністрації або планом контролю.
4.3. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому задачі вирішені, подана письмова відповідь по суті автору документа й про це виконавець проінформував сектор контролю.
4.4. Після виконання документів центральних органів виконавчої влади, звернень та запитів народних депутатів виконавець зобов'язаний подати до сектору контролю письмову інформацію для перевірки дотримання встановлених термінів, наявності в ній відомостей про виконання всіх доручень і введення відповідної інформації до комп'ютерної бази контролю.
4.5. Інформація про виконання окремих доручень керівництва, які не потребують детального обгрунтування, може бути подана до сектору контролю карткою контролю або комп'ютерним роздруком, у яких коротко викладена суть зробленого, вказані дати, прізвище особи, що зробила повідомлення, та її підпис.
4.6. Контрольні документи зняти з контролю може тільки голова облдержадміністрації або його перший заступник, тобто особи, які поставили їх на контроль.
4.7. Знятий з контролю документ разом з матеріалами, що стосуються ходу його виконання, зберігаються у виконавця.
5. Контроль за виконанням розпоряджень голови облдержадміністрації
5.1. Загальний контроль за реалізацією розпоряджень здійснюють голова облдержадміністрації та його заступники.
5.2. Безпосередній контроль за виконанням розпорядження здійснює один із заступників голови або інша особа, на яку в документі покладена ця робота.
5.3. Відповідальність за організацію виконання розпорядження несе керівник структурного підрозділу, який безпосередньо готував проект розпорядження, якщо у самому документі не зазначені інші виконавці.
5.4. Розпорядження вручається відділом з питань діловодства та контролю консультанту того заступника голови, якому доручений контроль за виконанням документа. Консультант здійснює контроль на всіх етапах реалізації розпорядження й періодично про це інформує свого керівника.
5.5. Структурний підрозділ, який готував проект розпорядження або якому доручено його виконання, в разі необхідності розробляє план організації та контролю виконання документа, затверджує його у відповідного заступника голови й один примірник цього плану подає консультанту.
Цей же підрозділ готує узагальнені довідки, інформації про хід реалізації розпорядження й через консультанта передає заступнику голови, який здійснює безпосередній контроль за виконанням.
5.6. Розпорядження виконується в установлені в них терміни.
5.7. Для зняття розпорядження з контролю виконавець готує інформацію про виконання й разом з усіма матеріалами передає через консультанта заступнику голови для доповіді голові облдержадміністрації.
Голова облдержадміністрації приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або продовження терміну його виконання.
5.8. Зняте з контролю розпорядження зберігається у виконавця.
____________
Електронну копію тексту надано Луганською обласною державною адміністрацією.
