Щодо документів для дії закордоном 

Застосування міжнародного законодавства в нотаріальній практиці

З метою виконання п.п. 4.60 Положення про Головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 № 1707/5 (зі змінами), а також для врахування у Вашій подальшій роботі Головне управління юстиції у Луганській області доводить до Вашого відома наступне.

Нотаріальне оформлення документів для дії закордоном проводиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися. Така вимога ґрунтується на статті 98 Закону України “Про нотаріат”, згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.   

Основною умовою оформлення документів, призначених для дії за кордоном, є те, що нотаріуси приймають такі документи і вчиняють на них посвідчувальні написи тільки в тому разі, якщо вони не суперечать законодавству України.

Слід зазначити, що багато з документів, що застосовуються на території іноземних країн, можуть бути досить своєрідними, мати іншу термінологію, зміст і значення, ніж ті, що застосовуються в Україні. На практиці, зокрема, трапляються такі документи:

·        афідевіт — урочиста письмова заява, в якій затверджуються факти родинних, шлюбних та інших відносин і яка приймається судовими інстанціями в якості доказу;

·        декларація — теж заява, складена відповідно до вимог іноземного законодавства;

·        сертифікат — документ, що підтверджує певний факт, свідоцтво, довідка;

·        повноваження — за нашою термінологією — доручення;

·        дід (оіеей) — одностороння угода з передачі права власності на нерухомість, відчуження нерухомості;

·        ретейнер — попередній договір про оплату послуг адвоката та інші.

Форми та умови угод теж можуть не відповідати вимогам українського законодавства. Так, законодавство інших держав допускає укладання спадкоємцем договору з майбутнім спадкодавцем про відмову від спадщини, на відміну від положень українського законодавства, можливим є засвідчення справжності підпису на будь-яких документах, що подаються до установ іноземної держави тощо.

Згідно з п. 318 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 № 20/5, документи, які складено за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України (або щодо яких держава Україна визнала себе правонаступником).

Відповідно до роз'яснення Міністерства юстиції України щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін (лист Міністерства юстиції України від 11.05.2010 № 26-26/291) на території Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами вони видані і з якою метою.

Так само офіційні документи звільняються від потреби легалізації в державах - членах СНД, оскільки це передбачено Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року.

На території Грузії та Македонії приймають без будь-якого додаткового засвідчення усі офіційні документи, видані компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, виданих податковими органами.

На території В'єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та Фінляндії без будь-якого додаткового засвідчення приймають лише ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких знаходяться цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу чи розгляду клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах.

Крім того, звертаємо Вашу увагу на те, що усі офіційні документи, які   складені чи засвідчені компетентними органами В'єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та  Фінляндії і які надсилаються чи подаються державними органами, юридичними  та фізичними особами, слід  приймати на території України лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом консульської легалізації або шляхом  проставлення апостиля відповідно до Конвенції, що скасовує вимогу  легалізації іноземних офіційних документів (1961 року). Таке засвідчення не вимагається у разі, якщо це прямо передбачено окремими галузевими міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Під час оформлення документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати особливості їх складання відповідно до вимог законодавства іноземної держави. Нотаріус, як правило, не знає досконально усіх норм, що стосуються вчинення певної нотаріальної дії згідно з законодавством інших країн. Тому він може витребувати від зацікавленої особи необхідні відомості чи документи, а також звернутись до компетентних державних органів або до Міністерства юстиції України. Міністерство юстиції та інші органи надають роз'яснення щодо вчинення таких дій та оформлення відповідних документів.

Так, нотаріуси мають знати, що за офіційним тлумаченням законодавства Російської Федерації можна звернутися до Центру нотаріальних досліджень, що створений при Федеральній нотаріальній палаті Російської Федерації, та у спеціальний консультативний відділ для нотаріатів членів Міжнародного союзу латинського нотаріату.

Документ, призначений для дії за кордоном, викладається українською мовою. На прохання осіб може бути оформлений його переклад іноземною мовою за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. Так текст документа може бути викладений як і окремо від перекладу, так і на одному аркуші. В першому випадку, перекладається весь текст документа, включаючи і посвідчувальний напис, під яким вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою, потім вказаний переклад пришивається до документа і скріплюється підписом нотаріуса. В другому ж випадку – на лівій стороні аркуша вміщується текст документа українською мовою, а переклад – на правій. Під українським та іноземними текстами вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення або засвідчення документа.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення.

Іноземним правом може бути передбачений особливий порядок підписання документів. Так, на довіреностях, заявах та інших документах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними паспорта своє прізвище, ім’я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. Якщо такий документ призначений для дії в США, Канаді, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хреста. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються з зазначенням повністю свого прізвища, імені та по батькові. Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб довіреність, яка видається на ведення спадкової справи (за умови, якщо вона передбачає реалізацію нерухомого майна), була підписана поряд з особою, яка її видає, також її чоловіком (дружиною).

Проте деякі документи оформляються без вчинення на них звичайного для українського права посвідчувального напису. Як приклад можна навести дід, що оформляється для ведення справ по відчуженню нерухомості в США. Документ викладається англійською мовою на спеціальному типографському бланку. Особа, від імені якої він оформлюється, розписується в певному місці діда. На підтвердження його оформлення розписується і нотаріус та проставляє на ньому відбиток печатки. Посвідчувальний напис на діді не проставляється, але до нього додається зроблений українською мовою переклад, який підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку скріплюється з дідом.
У такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для пенсійного забезпечення, розписок на одержання грошових сум та звільнених розписок.

І взагалі нотаріус зобов’язаний забезпечити належну культуру оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, викладені чітко, ясно і зрозуміло, не допускається написання тексту від руки. На нотаріально оформлюваних документах, призначених для дії за кордоном, прокреслення не проставляються.

Оформлюючи документи, призначені для дії за кордоном, нотаріус зобов'язаний роз'яснити особам необхідність їх подальшої легалізації.

Консульська легалізація офіційного документу означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ.

Консульська легалізація вимагає обов’язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі тієї держави, де має бути представлений цей документ. Слід зазначити, що документ, який пройшов всі етапи засвідчення, є офіційним лише для тієї країни, консульська служба якої його легалізувала.

Відповідно до п. 1.4. Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113, легалізації не підлягають документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян; оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів  на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних  паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та   роз'яснення щодо їх застосування; документи, видані органами та посадовими   особами з перевищенням їх повноважень.

П. 4.2. зазначеної Інструкції встановлено, що на консульську легалізацію приймаються такі документи: оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів   громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей  (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини,  дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;     інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Документи, наведені в абзаці другому цього пункту, можуть бути прийняті на легалізацію в копіях, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів.

З метою спрощення процесу визнання іноземних документів, 5 жовтня 1961 року в Гаазі (Королівство Нідерландів) підписана Конвенція, що відміняє вимогу легалізації іноземних документів. 10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон № 2933-ІІІ, відповідно до якого Україна приєдналася до цієї Конвенції. Чинність для України вона набула 22.12.2003.
При застосуванні Гаазької Конвенції виконується процедура проставлення апостиля на офіційних документах компетентними органами України для представлення їх на території держав — учасниць Конвенції.

Апостиль — це спеціальний штамп у формі квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам, який засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписувала документ, і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ.

В Україні розмір спеціального штампу апостилю встановлено 10х10.
Відповідно до вимог ст. 4 Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції.

Нагадаємо, що текст Конвенції, а відповідно і зразка апостилю, викладено французькою та англійською мовами. Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» повинен бути викладений французькою мовою.

Зразок апостиля

APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. КРАЇНА:……………………………………………….

ЦЕЙ ОФІЦІЙНИЙ ДОКУМЕНТ
2. ПІДПИСАНИЙ…………………………………………
3. У ЯКОСТІ………………………………………………
4. МІСТИТЬ ПРОСТАВЛЕНУ ПЕЧАТКУ/ ШТАМП ……………

ПІДТВЕРДЖЕНО

5. У……………… 6. ДАТА…………………….
7. КИМ………………………………………………….
8. № …………………………………………………
9. ПЕЧАТКА/ ШТАМП 10. ПІДПИС
…………………… ……………………………

Відповідно до ст. ст. 3, 4 і 6 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України своєю постановою № 61 від 18.01.2003 надав повноваження на проставлення апостиля наступним відомствам:

• Міністерству освіти і науки — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, що стосуються сфери освіти і науки;

• Міністерству юстиції — на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;

• Міністерству закордонних справ — на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля затверджені спільним наказом цих міністерств від 05.12.2003 № 237/803/151/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12.12.2003 за № 1151/8472.

Звертаємо Вашу увагу на те, що відповідно до вимог п.п. 13-18 Правил  апостиль проставляється у формі відбитка штампа. Розмноження та   копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою)  білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без   пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою  посадової особи  компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку   (наприклад, документи, видані державними органами реєстрації актів громадянського стану, дипломи тощо).

На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.

Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою.

Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

У разі якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвище і посада особи, яка вища з них за посадою.

Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвище, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ.

Відділ нотаріату Головного управління

юстиції у Луганській області